Conseils Ressources Humaines

Si vous décidez de faire appel à un travailleur temporaire, voici quelques éléments importants dont vous devez tenir compte.

A FAIRE:

• Examinez les avantages d'un bureau spécialisé dans les fonctions temporaires par rapport à un bureau généraliste.
• Demandez au bureau de travail temporaire/consultant de vous soumettre quelques références pertinentes.
• Informez-vous au sujet de la stabilité du personnel et du management au sein du bureau d'intérim (faible rotation du personnel).
• Vérifiez le nombre d'années d'expérience du bureau. Ce critère peut être important pour la spécialisation dans le domaine déterminé.
• Faites confiance au bureau de travail temporaire! Ils ont le niveau d'expertise indispensable.
• Donnez une description exhaustive de la fonction, en veillant à préciser les responsabilités et les attentes.
• Soyez clair vis-à-vis du travailleur temporaire quant aux facteurs environnementaux de votre société - situation, accessibilité, etc.
• Indiquez au travailleur temporaire quelle sera sa personne de contact pendant la mission. Assurez un suivi du travailleur temporaire et donnez-lui un feed-back sur son travail.
• Impliquez le collaborateur temporaire dans certaines décisions, dites-lui "pourquoi" certaines tâches doivent être accomplies et donnez-lui des informations sur le fond.
• Confirmez au travailleur temporaire qu'il pourra vous citer comme référence après la mission.
• Indiquez au travailleur temporaire où il peut trouver du travail ou comment il peut procéder pour chercher un emploi.

A NE PAS FAIRE:

• Rester vague quant à vos attentes et à vos objectifs vis-à-vis du bureau de travail temporaire.
• Essayer de chercher la "perle rare" et ne pas faire de différence entre les éléments de profil "obligatoires" et "souhaités".
• Accorder moins d'attention à votre travailleur temporaire qu'à vos collaborateurs fixes.
• Ne donner aucune explication à propos des éléments de base de la société (qui sont les collègues, comment commander certains produits, où se trouvent les toilettes, la cantine, les boissons, etc.) et, ce faisant, ne pas donner l'occasion au collaborateur temporaire de s'intégrer rapidement.
• Considérer les prestations du travailleur temporaire comme évidentes et oublier de l'encourager de temps à autre.
• Prendre congé d'un collaborateur temporaire - à la fin d'une mission - sans donner d'évaluation correcte au travailleur et au bureau de travail temporaire.
• Négliger l'entretien de fin de mission avec le travailleur temporaire et ainsi passer à côté d'informations importantes, tant au sujet du travailleur temporaire qu'au sujet de votre entreprise.

20 situations embarrassantes - comment les gérer de façon professionnelle

Les codes de conduite en milieu professionnel évoluent en permanence.
De leur côté, les sociétés apportent toujours plus d'attention à l'évaluation de leurs collaborateurs. La façon avec laquelle un collaborateur surmonte ce genre de situation embarrassante joue un rôle dans cette évaluation. L'expérience et les compétences ne suffisent pas toujours. Le bon sens est parfois beaucoup plus important.
OfficeTeam vous propose d'ores et déjà une solution à appliquer dans 20 situations embarrassantes.

Communication efficace

Vous arrivez près du distributeur à café et interrompez deux collègues dans une discussion animée. Vous soupçonnez que leur conversation portait sur vous. Comment réagissez-vous?
Lorsque vous interrompez subitement une conversation en entrant dans une pièce, vous pensez automatiquement être le sujet de la conversation. Ne tirez cependant pas de conclusions trop hâtives. Essayez de détendre l'atmosphère par une simple remarque: 'J'espère que je ne dérange pas? ou 'Désormais, je sais comment mettre fin à une discussion'.

Vous avez déjà envoyé deux e-mails à votre directeur, l'invitant à approuver un projet. Jusqu'à ce jour, vous n'avez eu aucune réponse et votre délai risque d'être compromis. Existe-t-il une manière polie d'inciter un supérieur à réagir?
Demandez à son assistant quelle est la meilleure façon de le joindre. A-t-il plutôt tendance à réagir aux e-mails ou aux messages vocaux? L'assistant a-t-il peut-être plus facilement l'occasion de le joindre? Si vous envoyez un e-mail, veillez à bien préciser ce dont il s'agit: de quoi avez-vous besoin et dans quel délai? Ajoutez éventuellement un petit drapeau de suivi à votre message et précisez dans le sujet qu'il s'agit d'une demande d'approbation.

Un nouveau collègue travaille dans le bureau à côté du vôtre. Il laisse constamment le haut-parleur de son téléphone branché si bien que vous pouvez littéralement suivre ses conservations. Comment abordez-vous cette situation?
N'attendez pas pour résoudre ce problème: plus vous attendrez, plus la situation deviendra gênante. Interrompez-le lors de sa prochaine conversation et demandez-lui si vous pouvez fermer la porte de son bureau. Si cette solution ne suffit pas- à cause de parois trop minces et de sa voix trop puissante, parlez-en-lui. Vous pouvez peut-être trouver un compromis: un téléphone avec casque, l'organisation de conference calls dans une salle de réunion,...

Vous recevez une boîte de pralines de la part d'un fournisseur. Lui adressez-vous une lettre de remerciement?
En remerciant votre fournisseur, vous lui témoignez votre reconnaissance et l'informez que vous avez bien reçu son cadeau. Un e-mail ou une lettre de remerciement suffit amplement. S'il s'agit d'un cadeau envoyé à plusieurs personnes au sein de la société, il suffit d'envoyer une seule lettre de remerciement.

Un collègue très bavard vient d'entrer dans votre bureau. Vous savez pertinemment que vous ne pourrez plus rien faire pendant 15 minutes alors que vous avez un agenda très chargé. Comment éviter cela?
Passez tout de suite à l'action. Si vous avez un délai à respecter, dites-le-lui et proposez-lui de passer vous-même dans son bureau ultérieurement (de cette façon, vous déterminerez quand la conversation débutera et prendra fin). Alternatives: dites que vous devez d'urgence clôturer une affaire et saisissez votre téléphone, apprêtez-vous à partir ou commencez à taper un e-mail. Si vous motivez vos actions, vous ne risquez pas de choquer l'autre personne. 

Management au quotidien

Vous donnez une présentation interne et un collègue vous interrompt pour la troisième fois à propos d'un sujet qui n'a rien à voir avec la présentation. Comment garder la tête froide?
Ce problème est un classique. Lors de la réunion, un collègue aborde différents thèmes sauf celui à l'ordre du jour. Les autres collègues présents sont distraits ou estiment qu'ils gaspillent leur temps et vous perdez votre concentration. Rappelez à votre collègue que vous voulez vous en tenir au sujet de la présentation et proposez-lui un rendez-vous pour discuter des autres thèmes après la présentation.

Un collègue d'un autre département vous a assisté dans le cadre d'un projet. Vous voulez lui témoigner votre reconnaissance en lui adressant plus qu'un simple 'merci'.
Les remerciements sincères et la reconnaissance sont à la base de tout code de conduite. Malheureusement, les témoignages de reconnaissance sont souvent oubliés dans le milieu professionnel. Après avoir remercié personnellement votre collègue, vous pouvez également informer son manager de sa prestation. Si vous voulez en faire encore plus, vous pouvez l'inviter à déjeuner ou lui offrir un cadeau (des pralines, une bouteille de vin). Veillez à ce que le remerciement reste proportionnel à la prestation et ne vous sentez pas obligé de dépenser beaucoup d'argent.

Vous venez d'obtenir l'approbation pour votre budget du prochain trimestre. Le budget est moins élevé que prévu et certains projets doivent à nouveau être reportés. Comment communiquez-vous cette information à votre équipe?
Deux règles d'or: communiquez ouvertement et rapidement. Ne vous laissez pas devancer par les bruits de couloir pour informer votre équipe. Faites-en un message positif et organisez un brainstorming afin d'utiliser au mieux le budget alloué- ou imaginez des façons d'économiser sur d'autres projets. Informez régulièrement votre équipe de l'évolution de la situation. Vos idées permettront peut-être de libérer de l'argent pour d'autres opportunités, qui sait? 

En dehors du bureau

Le midi, vous faites la file au snack pour acheter un sandwich et votre CEO se trouve quelques places avant vous. Engagez-vous la conversation?
De telles rencontres inattendues peuvent être intimidantes. Vous rechignez à engager la conversation parce que vous ne savez pas quoi dire ou parce que vous ne savez pas exactement comment lui adresser la parole. Par contre, si vous ne dites rien ou si vous le négligez, vous risquez de ne pas lui laisser une bonne impression.
Vous pouvez tout au moins lui dire bonjour et vous présenter brièvement si vous doutez qu'il connaisse votre nom. Si vous cherchez malgré tout un sujet de conversation, contentez-vous d'un simple 'Vous avez passé un bon week-end ?' et évitez les sujets trop professionnels.

Votre directeur vous a invité à déjeuner. Vous voulez accepter son invitation, mais vous n'avez pas d'argent sur vous. Que faites-vous?
Le code de conduite veut que ce soit la personne la plus haut placée dans la hiérarchie qui paie, surtout si elle vous a invité. Néanmoins, vous ne pouvez partir du principe que tout le monde respecte les mêmes règles. Vous pouvez accepter l'invitation en disant 'Je vous accompagne volontiers, mais serait-il possible de passer d'abord par un distributeur automatique?'. De cette façon, vous donnez l'occasion à votre directeur de s'arrêter ou de dire 'Ce n'est pas nécessaire, je vous invite'. Dans les deux cas, vous sortez gagnant: vous êtes bien préparé et vous faites preuve de votre bonne volonté.

Vous avez planifié une réunion-petit déjeuner en externe avec un client. Or, vous attendez un appel téléphonique urgent. Comment gérez-vous cette éventuelle interruption de la réunion?
Expliquez à votre client que la réunion sera sans doute interrompue par un appel téléphonique. Excusez-vous après l'interruption. La plupart comprendront ce contretemps. Veillez toutefois à ne pas exagérer: la satisfaction des clients dépend dans une large mesure de l'attention que vous leur accordez. Personne n'apprécie de perdre du temps et s'entretenir avec une personne qui est constamment dérangée est des plus désagréables.

Vous êtes invité à un événement de networking mais vous avez une énorme appréhension. Quels sont les sujets de conversation que vous pourrez aborder pour briser la glace?
Posez des questions simples qui incitent à engager la conversation. Voici quelques exemples:
'Depuis combien de temps travaillez-vous pour la société X?'
'Quelle est votre fonction?'
'Connaissez-vous l'orateur de ce soir?'
Si vous ne vous sentez pas d'attaque à engager la conversation, repérez les communicateurs nés dans la foule, présentez-vous brièvement et laissez-les prendre l'initiative.

Recrutements

Votre meilleur candidat pour une fonction vacante vient d'accepter votre proposition. Devez-vous informer les autres candidats? L'e-mail constitue-t-il un moyen de communication acceptable pour transmettre ce type d'information?
Personne n'aime annoncer une mauvaise nouvelle. Toutefois, en informant les autres candidats, vous faites preuve de professionnalisme. Vous pouvez également transmettre la mauvaise nouvelle de façon positive en réorientant les candidats vers des agences d'intérim ou de sélection spécialisées. Ce faisant, vous leur ouvrez la voie vers de nouvelles opportunités.
La lettre ou l'e-mail constitue sans conteste une forme acceptable de communication.

Suite à d'autres obligations, vous avez pris du retard sur votre planning de la journée. Néanmoins, vous avez encore un rendez-vous avec un candidat qui vous attend. Déplacez-vous le rendez-vous ou essayez-vous malgré tout de l'intercaler dans votre planning ?
La réponse à cette question dépend de divers facteurs: quelle heure est-il et de combien de temps disposez-vous encore pour avertir le candidat? Si le candidat travaille chez un autre employeur, il lui est peut-être difficile de libérer une nouvelle plage horaire. S'il est encore assez tôt, vous pouvez avertir le candidat. Excusez-vous pour le désagrément et fixez un autre rendez-vous (si vous fixez un rendez-vous le matin, le risque d'avoir un nouveau contretemps sera plus restreint).

Une pile de CV vous attend mais vous n?avez pas assez de temps pour les parcourir. Pouvez-vous déléguer cette tâche à un collègue ou un assistant?
La réponse à cette question est 'Oui, mais...'. Si vous déléguez le travail, veillez à donner des instructions claires sur les aptitudes, l'expérience et le profil général requis pour l'emploi. Mieux vaut ne pas interviewer des candidats non qualifiés pour la fonction. Vous pouvez d'ailleurs confier toute la procédure de sélection à une agence d'intérim ou de sélection spécialisée. Celles-ci sont sur la même longueur d'onde que vous et comprennent immédiatement vos besoins.
Si le screening des CV est effectué de façon correcte et approfondie, vous perdrez moins de temps pour la suite de la procédure.

Vous venez d'interviewer le candidat idéal et vous voulez le présenter à votre directeur, qui est justement présent et peut vous consacrer du temps. Pouvez-vous organiser ce type d'entretien sans laisser l'occasion aux deux parties de se préparer correctement?
Nous conseillons d'organiser effectivement cet entretien, à plus forte raison si votre manager a un planning chargé, laissant peu de place aux interviews improvisées. Si le candidat est vraiment bon, vous ne souhaitez certainement pas le faire attendre plusieurs jours ou semaines et courir le risque qu'il trouve une autre opportunité. Soyez honnête avec le candidat et expliquez-lui que votre manager n'a pas eu le temps de se préparer à l'entretien.
Formulez votre proposition comme suit: 'J'aimerais beaucoup vous présenter à notre directeur Pierre Goossens, bien qu'il n'ait pas encore eu l'occasion de parcourir votre CV. Je vais l'informer brièvement avant de vous présenter'. Ensuite, donnez votre feed-back à votre manager à propos du candidat: quels sont ses atouts, quels sont vos doutes éventuels, etc. Les bons candidats retombent vite sur leurs pattes et s'adaptent à la situation. Par ailleurs, ils apprécieront sans doute de rencontrer deux personnes dans le cadre d'un seul rendez-vous.

Vous avez interviewé un candidat il y a trois semaines. Pour diverses raisons, la décision relative au recrutement a été reportée à une date ultérieure. Vous informez le candidat, mais, malgré cela, il continue à vous joindre quotidiennement pour connaître l'évolution de son dossier. Comment réagissez-vous?
Bien que la cause du report du recrutement ne se situe pas chez vous, vous devez en subir les conséquences. Posez-vous les questions suivantes: constitue-t-il un candidat idéal? Dispose-t-il d'aptitudes qui font de lui un profil recherché sur le marché de l'emploi? Le candidat témoigne-t-il de traits de caractère gênants, comme de l'arrogance ou une certaine impatience?
Vous n'avez sans doute pas de réponse définitive à lui donner, mais restez honnête vis-à-vis de lui. S'il s'agit d'un candidat approprié, expliquez-lui la situation et fixez vous-même une date à laquelle vous lui proposez de le rappeler. Tenez-vous à cette date, même si vous n'avez toujours pas de nouvelles. Si le candidat n'est pas retenu, remerciez-le de façon à ce qu'il puisse considérer d'autres opportunités.

Vous avez le feu vert pour pourvoir une fonction qui, auparavant, a été supprimée à deux reprises. Comment assumez-vous cette tâche, sachant que la fonction est précaire et susceptible de restructuration?
Préparez scrupuleusement l'offre d'emploi: évaluez la description de fonction et vérifiez si elle requiert un temps plein. Vous pouvez éventuellement étendre le contenu de la fonction, de telle sorte qu'elle soit moins susceptible de restructuration. En guise d'alternative, vous pouvez aussi engager un collaborateur intérimaire pour les affaires urgentes et évaluer ensuite si la fonction reste effectivement d'actualité.

L'une de vos connaissances vous demande si vous pouvez donner un coup de pouce à son fils dans sa recherche d'emploi. Pour le moment, vous n'avez pas de postes vacants et vous ne maîtrisez pas sa spécialisation. Comment réagissez-vous?
Vous pouvez sans doute l'aider différemment. Ne répondez donc pas immédiatement par la négative. Vous pouvez peut-être parcourir son CV ou lui donner quelques conseils pour les interviews. Soyez franc et expliquez ouvertement ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire pour lui.

Un chef de département est responsable du recrutement d'un candidat. Il a trouvé son candidat idéal mais souhaite malgré tout revoir les autres candidats pour s'assurer de son choix. Vous n'approuvez pas cette façon de procéder. Le lui dites-vous?
Nous conseillons de ne pas garder votre opinion pour vous. La société a tout intérêt à faire le plus rapidement possible une offre au candidat idéal, avant qu'il se désintéresse de la fonction. Réinviter les autres candidats de la liste pour de nouvelles interviews revient à les tenir en haleine. Ce faisant, vous perdez un temps précieux et ne faites pas honneur à votre réputation. Demandez au manager quels sont les points sur lesquels il doute. Il suffit peut-être de poser quelques questions ciblées au candidat pour arriver à une décision.