HR advies

Als u beslist om een uitzendkracht in te schakelen zijn er een aantal belangrijke elementen om rekening mee te houden.

DO's:

• Weeg de voordelen af van een gespecialiseerd uitzendkantoor tegenover een generalist.
• Vraag aan de consultant om een aantal relevante referenties voor te leggen.
• Doe navraag over de stabiliteit van personeel en management bij het interimkantoor.
• Ga na hoeveel jaren ervaring het kantoor kan voorleggen, dit kan belangrijk zijn voor de expertise in het specifieke domein.
• Vertrouw het uitzendkantoor! Zij beschikken over de juiste expertise.
• Maak een duidelijke functieomschrijving op met afbakening van de verantwoordelijkheden en de verwachtingen.
• Communiceer duidelijk over de omgevingsfactoren van uw bedrijf tegenover de uitzendkracht: ligging, bereikbaarheid, etc.
• Maak de uitzendkracht bij de aanvang van de interimopdracht duidelijk wie zijn/haar contactpersoon/coach zal zijn in uw bedrijf; volg hem/haar goed op en geef feedback over het werk.
• Betrek de tijdelijke medewerker in bepaalde beslissingen: zeg "waarom" bepaalde zaken moeten gebeuren - geef achtergrondinformatie.
• Bevestig aan de uitzendkracht dat ze u als referentie kunnen gebruiken na de interimopdracht.
• Geef suggesties aan de uitzendkracht over waar hij/zij na de opdracht in uw firma werk kan vinden of hoe hij/zij beter kan solliciteren.

DON'Ts:

• Onduidelijk zijn in uw verwachtingen en doelstellingen naar het uitzendkantoor.
• Proberen de "witte raaf" te zoeken en geen onderscheid te maken tussen "musts" en "wants".
• Minder aandacht besteden aan uw uitzendkracht dan aan uw vaste medewerkers.
• Geen uitleg geven over de basiselementen in het bedrijf (wie zijn de collega's, hoe kan je bepaalde dingen bestellen, waar is het toilet, de kantine, de dranken etc.) en zo aan de tijdelijke medewerker niet de mogelijkheid bieden om zich snel te integreren.
• De prestaties van uitzendkrachten als vanzelfsprekend beschouwen en vergeten ook hen af en toe een schouderklopje te geven.
• Afscheid nemen van een tijdelijke medewerker na een opdracht zonder hem en het uitzendkantoor een gedegen evaluatie te geven.
• Het exitgesprek met de uitzendkracht verwaarlozen en zo belangrijke informatie mislopen, ook over uw eigen bedrijf.

20 vervelende situaties- en hoe u ze professioneel benadert

Efficiënte communicatie

U komt aan de koffie-automaat en onderbreekt twee collega's in een verhitte discussie. U vermoedt dat ze het over u hadden. Hoe reageert u?
Wanneer een gesprek abrupt eindigt als u een kamer binnenkomt, denkt u automatisch dat u het gespreksonderwerp vormde. Trek echter geen al te overhaaste conclusies. Probeer de spanning te verlichten door een eenvoudige opmerking: 'Ik hoop dat ik niet stoor' of 'Nu weet ik hoe ik een gesprek moet stoppen'.

U hebt al tot twee maal toe een manager gemaild met de vraag tot goedkeuring voor een project. Tot nog toe krijgt u geen antwoord en uw deadline komt in gedrang. Is er een beleefde manier om hoger geplaatsten achterna te zitten?
Vraag zijn assistent hoe u de manager best kan bereiken. Reageert hij eerder op e-mail of op voice-mail? Misschien kan de assistent hem bereiken? Wanneer u een e-mail stuurt, wees dan zeer duidelijk waarover het gaat: wat heeft u nodig en wat is uw deadline? Voeg een opvolgings-vlaggetje bij uw mail en preciseer in het onderwerp dat het gaat om een vraag tot goedkeuring.

Er werkt een nieuwe collega in het kantoor naast het uwe. Hij zet zijn telefoon permanent op 'luidspreker' en u kunt zijn conversaties letterlijk meevolgen. Hoe pakt u deze situatie aan?
Wacht niet om dit probleem aan te kaarten: hoe langer u wacht, hoe genanter de situatie wordt. Onderbreek hem bij het eerstvolgende gesprek en vraag of u de deur van zijn bureau kunt dichtdoen. Als dit niet helpt -in een combinatie van dunne muren en een luide stem - spreek hem er dan over aan. Misschien bestaat er een compromis: een headset telefoon, het voeren van conference calls in een vergaderruimte,...

U ontvangt een doos pralines van een leverancier. Volgt u op met een bedankbriefje?
Door uw leverancier te bedanken toont u uw waardering en laat u hem ook weten dat het cadeautje veilig is aangekomen. Een e-mail of een bedankbriefje zijn meer dan voldoende. Wanneer het gaat om een cadeau dat verschillende personen in het bedrijf ontvangen, volstaat één bedankbriefje.

Een praatgrage collega is zonet uw kantoor binnengestapt. U bent zeker dat u de volgende 15 minuten niets zal kunnen doen en heeft een drukke agenda. Kunt u dit vermijden?
Ga onmiddellijk over tot de actie. Als u een deadline te halen hebt, vertel dat dan en zeg dat u later zelf wel eens langskomt (zo bepaalt u wanneer het gesprek begint en eindigt). Andere alternatieven: zeg dat u dringend iets moet afhandelen en neem uw telefoon, maak u klaar om weg te gaan of begin een e-mail te typen. Wanneer u uw acties motiveert, neemt niemand hier aanstoot aan.

Management van elke dag

U geeft een interne presentatie en een collega onderbreekt u voor de derde keer over een niets ter zake doende onderwerp. Hoe houdt u het hoofd koel?
Dit probleem is een klassieker. Een collega kaart tijdens een meeting alle thema's aan, behalve het thema dat op de agenda staat. De overige collega's in het publiek raken afgeleid of vinden dat ze hun tijd verdoen en u raakt uit uw concentratie. Maak uw collega er attent op dat u deze presentatie gefocust wilt houden en maak een afspraak om dieper in te gaan op andere thema's na de presentatie.

Een collega uit een andere afdeling heeft u bijgestaan tijdens een project. U wilt uw waardering tonen met meer dan een 'dankuwel'.
Oprechte dankbaarheid en erkenning liggen aan de basis van elke etiquette. Jammer genoeg wordt waardering vaak vergeten in een zakelijke omgeving. Nadat u uw collega persoonlijk bedankt hebt, kunt u ook zijn manager op de hoogte brengen van zijn prestatie. Als u nog verder wilt gaan kunt u hem ook uitnodigen voor een lunch of hem een cadeautje aanbieden (pralines, een fles wijn). Let er op dat de waardering in verhouding blijft met de prestatie en voel u niet verplicht om veel geld uit te geven.

U hebt zonet de goedkeuring gekregen op uw budget voor het volgende kwartaal. Het budget ligt lager dan verwacht en bepaalde projecten moeten opnieuw uitgesteld worden. Hoe deelt u dit mee aan uw team?
Twee gouden regels: communiceer open en communiceer snel. Geef geen kans aan de geruchtenmolen om uw team te informeren voor u dat doet. Maak er een positieve boodschap van en organiseer een brainstorming om het budget zo goed mogelijk in te vullen- of bedenk manieren om te besparen op andere projecten. Informeer uw team regelmatig over de stand van zaken. Wie weet maken hun ideeën geld vrij voor andere opportuniteiten?

Weg van het kantoor

U staat 's middags aan te schuiven bij de broodjeszaak en uw CEO staat enkele stappen voor u. Begint u een conversatie?
Dergelijke onverwachte ontmoetingen kunnen intimiderend zijn. U knoopt niet graag een conversatie aan omdat u niet weet wat te zeggen of omdat u niet zeker bent hoe u hem moet aanspreken. Wanneer u niks zegt of wanneer u hem negeert, maakt u daarentegen ook geen al te beste indruk.
U kunt hem minstens een goedemiddag wensen en uzelf herintroduceren wanneer u twijfelt of hij uw naam wel kent. Wanneer u toch een gespreksonderwerp zoekt, beperk het dan tot een eenvoudig 'Hoe was het weekend?' en vermijd al te zakelijke onderwerpen.

Uw manager heeft u uitgenodigd voor een lunch. U wilt meegaan, maar heeft geen cash op zak. Wat doet u?
De etiquette dicteert dat de hoogste persoon in rang betaalt, zeker als hij ook uitnodigt. Maar u kunt er niet van uitgaan dat iedereen dezelfde regels hanteert. U kunt aanvaarden door te zeggen 'Ik ga graag mee lunchen, maar kunnen we onderweg stoppen aan een bankautomaat?'. Zo geeft u uw manager de kans om te stoppen ofwel te zeggen 'Niet nodig, ik betaal'. In beide situaties wint u: u bent goed voorbereid en u toont uw goodwill.

U heeft een externe ontbijtvergadering gepland met een klant. U verwacht echter een dringend telefoontje. Hoe gaat u om met een telefonische onderbreking van uw vergadering?
Vertel uw klant dat de vergadering waarschijnlijk zal onderbroken worden door een telefoontje. Verontschuldig u na de onderbreking. De meesten zullen begrip tonen voor dit oponthoud. Overdrijf echter niet: de tevredenheid van klanten hangt in grote mate af van de aandacht die u geeft. Niemand houdt van tijdverlies en vergaderen met iemand die voortdurend afgeleid wordt is hoogst onaangenaam.

U bent uitgenodigd op een netwerkevenement en ziet hier enorm tegenop. Welke conversatiethema's zijn veilige ijsbrekers?
Stel eenvoudige vragen die uitnodigen tot conversatie. Hieronder een paar openers:
'Hoe lang werkt u al bij bedrijf X?'
'Welke functie bekleedt u?'
'Kent u de spreker van vanavond?'
Als u het moeilijk vindt om zomaar iemand aan te spreken, zoek dan naar geboren netwerkers in de menigte, introduceer uzelf en laat hen verder het initiatief nemen.

Aanwervingen

Uw topkandidaat voor een openstaande functie heeft zonet de job aanvaard. Moet u de overige kandidaten op de hoogte brengen? En is e-mail een aanvaardbaar communicatiekanaal om dit te doen?
Niemand brengt graag slecht nieuws. Maar door de overige kandidaten op de hoogte te brengen, toont u uw professionalisme. U kunt het negatieve nieuws ook een positieve wending geven door de kandidaten te verwijzen naar gespecialiseerde uitzend- of selectiekantoren. Zo zet u hen op weg naar nieuwe opportuniteiten.
Een brief of e-mail is hierbij zonder twijfel een aanvaardbare vorm van communicatie.

Door andere verplichtingen bent u achterop geraakt met uw dagplanning. U heeft echter nog een afspraak met een kandidaat voor de boeg. Verplaatst u de afspraak of probeert u de kandidaat er toch nog tussen te nemen?
Het antwoord op deze vraag hangt af van een aantal factoren: hoe laat is het en hoeveel tijd heeft u nog om de kandidaat te verwittigen? Wanneer de kandidaat elders werkzaam is, kan het voor hem moeilijk zijn om extra tijd vrij te nemen. Wanneer het nog vroeg genoeg is, kunt u de kandidaat verwittigen. Verontschuldig u voor het ongemak en maak een nieuwe afspraak (wanneer u 's ochtends afspreekt, is de kans kleiner dat er zich opnieuw een oponthoud voordoet).

Er ligt een stapel CV's op u te wachten, maar u hebt weinig tijd om hen door te lezen. Kunt u deze taak delegeren aan een collega of assistent?
Het antwoord op deze vraag luidt 'Ja, maar...'. Wanneer u delegeert, geef dan duidelijke richtlijnen over de vaardigheden, de ervaring en het algemeen profiel die vereist zijn voor de vacature. U kunt beter geen kandidaten interviewen die niet gekwalificeerd zijn voor de vacature. De volledige selectieprocedure kunt u trouwens makkelijk uitbesteden aan een gespecialiseerd uitzend- of selectiekantoor. Zij praten op uw golflengte en begrijpen meteen uw behoeften.
Wanneer de screening van CV's grondig en correct gebeurt, verliest u ook minder tijd bij het vervolg van de selectieprocedure.

U hebt zonet de ideale kandidaat geïnterviewd en u wilt hem voorstellen aan uw directeur, die toevallig aanwezig is en tijd kan vrijmaken. Kunt u een dergelijke meeting plannen, zonder dat beide partijen de kans krijgen zich grondig voor te bereiden?
Wij raden aan om de meeting te laten doorgaan, zeker als uw manager een druk schema heeft dat weinig ruimte laat voor geïmproviseerde interviews. Wanneer de kandidaat echt goed is, wilt u hem geen dagen of weken aan het lijntje houden en zo de kans vergroten dat hij een andere opportuniteit vindt. Wees eerlijk tegenover uw kandidaat en informeer hem dat uw manager geen tijd had om zich voor te bereiden.
Formuleer het als volgt: 'Ik zou u heel graag voorstellen aan onze directeur Frank Goossens, hoewel hij uw CV nog niet heeft kunnen doornemen. Ik zal hem kort inlichten voor ik u introduceer'. Geef uw manager dan feedback over de kandidaat: welke zijn troeven zijn, waar u eventueel aan twijfelt, etc. Sterke kandidaten vallen snel op hun pootjes en passen zich aan de situatie aan. Ze zullen het waarschijnlijk ook waarderen dat ze twee personen ontmoeten tijdens één meeting.

U interviewde een kandidaat drie weken geleden. Door omstandigheden is de beslissing voor de aanwerving uitgesteld. U brengt de kandidaat hiervan op de hoogte, maar toch contacteert hij u dagelijks voor een stand van zaken. Hoe pakt u dit aan?
Hoewel de oorzaak tot uitstel van aanwerving niet bij u ligt, wordt u toch geconfronteerd met de (vervelende) gevolgen ervan. Stel uzelf de volgende vragen: is hij een favoriete kandidaat? Beschikt de kandidaat over vaardigheden die hem gegeerd maken op de arbeidsmarkt? Toont de kandidaat vervelende eigenschappen bij de opvolging van het interview, zoals arrogantie of een gebrek aan geduld?
Wellicht hebt u geen afdoend antwoord voor de kandidaat, maar u kunt toch eerlijk blijven. Als het gaat om een zeer geschikte kandidaat, communiceer dat dan ook en bepaal zelf een datum waarop u met hem zal opvolgen. Houd u aan die datum, zelfs al hebt u nog geen verder nieuws. Wanneer de kandidaat niet in aanmerking komt, bedank hem dan voor zijn tijd zodat hij andere opportuniteiten kan overwegen.

U krijgt groen licht om een functie in te vullen, die voordien tot twee maal toe geschrapt werd. Hoe pakt u deze taak aan, wetend dat de functie kwetsbaar is en gevoelig voor herstructurering?
Bereid de vacature zorgvuldig voor: evalueer de functieomschrijving en ga na of een full-time vereist is. U kunt de jobinhoud eventueel uitbreiden, waardoor de functie minder gevoelig wordt voor herstructurering. Als alternatief kunt u ook een uitzendkracht aantrekken om de dringende zaken op te volgen en om te evalueren of een functie op permanente basis nodig is.

Een kennis vraagt of u zijn zoon een duwtje in de rug kan geven bij het zoeken naar een job. U hebt momenteel geen openstaande vacatures en bent ook niet thuis in zijn specialisatie. Hoe pakt u dit aan?
Wellicht kunt u toch helpen op een andere manier, dus zeg niet onmiddellijk 'neen'. Misschien kunt u zijn CV nalezen of bepaalde interviewtips met hem doornemen. Wees open over wat u wel en niet kunt doen.

Een afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de aanwerving van een kandidaat. Hij heeft zijn topkandidaat gevonden, maar wil de overige kandidaten toch nog opnieuw uitnodigen om zeker te zijn van zijn keuze. U bent het niet eens met deze aanpak. Maakt u hem dat ook duidelijk?
Wij raden aan om uw mening niet voor u te houden. Het bedrijf heeft er alle baat bij om de topkandidaat zo snel mogelijk een aanbod te doen, vooraleer hij zijn interesse verliest. De opvolgers op de lijst terugvragen voor extra interviews is hen aan het lijntje houden. U verliest kostbare tijd en doet uw reputatie geen eer aan. Vraag de manager waar hij precies aan twijfelt. Misschien volstaat het om de topkandidaat enkele doelgerichte vragen te stellen om tot een besluit te komen.