De vakantieperiode: een periode van hard labeur voor de collega's die doorwerken

Ref. PR-03403

Onderzoek van OfficeTeam toont aan dat de zomermaanden vaak synoniem zijn met een grotere werklast voor het personeel dat niet met vakantie is

• 56% van de HR managers kiest om de taken van personeel dat met vakantie is aan andere werknemers te delegeren
• 17% werft extra uitzendkrachten aan om tegemoet te komen aan de extra werklast en aan de dringendste projecten
• 23% beweert projecten ‘on hold’ te zetten omwille van de vakantie en 10% geeft toe de deadlines niet te kunnen respecteren

Brussel, 20 augustus 2012 - OfficeTeam, een divisie van Robert Half die zich toespitst op de rekrutering van gespecialiseerde uitzendkrachten voor administratieve en secretariaatsfuncties, heeft een onderzoek gevoerd bij 200 HR managers. Uit de onderzoeksresultaten blijkt dat de werklast van de meeste werknemers die tijdens de zomermaanden doorwerken, toeneemt wanneer hun collega’s met vakantie zijn. In tegenstelling tot wat men misschien denkt, hebben verschillende werknemers die blijven werken dus helemaal geen tijd om met hun duimen te draaien!

De HR managers kregen de volgende vraag:

Hoe beheert u de werklast wanneer medewerkers uit uw team met vakantie zijn?

Bron: Enquête van OfficeTeam bij 200 HR managers – meerdere antwoorden mogelijk

Voorkeur om bestaande middelen te gebruiken

De vakantie is vaak synoniem met een grotere werklast voor de personeelsleden die het werk overnemen van hun collega’s die met vakantie zijn. Bedrijven en teamleiders proberen dan om die extra werklast te beheren door een beroep te doen op de beschikbare middelen. Uit de onderzoeksresultaten van OfficeTeam blijkt dat meer dan de helft van de HR managers (56%) ervoor kiest om taken over te dragen naar werknemers die niet met vakantie zijn. Daarnaast stelt bijna een derde van de HR verantwoordelijken (32%) dat de managers de taken en dossiers van hun teamleden opvolgen. Personen die tijdens de zomermaanden doorwerken, ongeacht of dat nu managers of werknemers zijn, zien hun werklast dus vaak toenemen tijdens de vakantieperiode van hun collega’s.

Dries De Vos, directeur bij OfficeTeam België, geeft een woordje uitleg: “Juli en augustus zijn de vakantiemaanden bij uitstek. Vaak nemen de teamleden die op kantoor blijven het werk over van hun collega’s die met vakantie zijn. Dit kan een niet te verwaarlozen extra werklast met zich meebrengen. In deze context is het daarom van cruciaal belang om goed te communiceren met teamleden. Personeelsleden die het werk van hun collega’s overnemen, dienen voldoende op de hoogte te zijn van de op te volgen dossiers, en hun tijd in functie daarvan in te delen.”

Beroep op externe middelen

De enquête bevestigt dat bedrijven in eerste instantie een beroep doen op de interne middelen die ze ter beschikking hebben, maar het onderzoek toont eveneens aan dat ondernemingen ook oplossingen zoeken buiten het bedrijf. Bijna één HR manager op vijf (17%) doet namelijk een beroep op tijdelijk personeel om de bijkomende werklast op te vangen of om de dringendste projecten tot een goed einde te brengen.

Dries De Vos, directeur bij OfficeTeam België: “Sommige ondernemingen kunnen het zich niet veroorloven om tijdens de vakantie projecten tijdelijk stop te zetten. Om enige vorm van productiviteitsverlies tot een minimum te beperken, en de eigen werknemers terwijl hun welverdiende vakantie niet te moeten ontzeggen, doen bedrijven geregeld een beroep op uitzendkrachten. Dit verlicht de werklast van de aanwezige werknemers en stelt hen in staat om contracten en afspraken na te komen.”

Toch is het niet ongewoon dat bedrijven beslissen om tijdens de vakantie projecten ‘on hold’ te zetten. Uit de enquête blijkt dan ook dat bijna één HR manager op vier (23%) stelt dat projecten tijdelijk worden stopgezet tijdens de zomermaanden. Tot slot beweert één respondent op tien (10%) dat het bedrijf er niet in slaagt de deadlines te respecteren.

Dries De Vos voegt daaraan toe: “Het gebeurt inderdaad vaker dan gedacht dat sommige projecten of taken tijdelijk worden uitgesteld, met als gevolg dat deadlines vaak niet gehaald worden. Op basis van deze onderzoeksresultaten, zouden we dan ook kunnen vaststellen dat de productiviteit in sommige bedrijven beduidend kan dalen tijdens de vakantieperiode.”

OfficeTeam heeft zes aanbevelingen ontwikkeld om ondernemingen te helpen bij het beheren van de extra werklast tijdens de vakantiemaanden:

• Teamplanning – Een teamplanning is een nuttige tool om de werklast gedurende het hele jaar efficiënt te beheren. Door dergelijke planning kunnen de taken onderling eerlijk verdeeld worden tijdens drukke periodes, geeft men alle teamleden verantwoordelijkheid en kan men op voorhand de zaken inplannen zodat alle teamleden een duidelijk zicht hebben op de werklast doorheen het hele jaar.
• Timemanagement – Een goede planning is van primordiaal belang als de werklast groter wordt. De werknemer dient zijn/haar tijd zo in te delen zodat de taken tijdig worden uitgevoerd. Door deadlines en prioriteiten goed te beheren, kan de werknemer op een goede manier bijdragen tot de productiviteit van het bedrijf.
• Voorbereiding – Voor een collega met vakantie gaat, is het belangrijk om duidelijkheid te scheppen over de verwachtingen en deadlines. Een goede voorbereiding en duidelijke afspraken met betrekking tot de doelstellingen en taken zijn nodig om de (bijkomende) werklast beter te beheren.
• Ondersteuning – Het aannemen van tijdelijke werkkrachten kan een positief effect hebben op de productiviteit van het bedrijf. Door een beroep te doen op tijdelijke werkkrachten kan er niet enkel tegemoet gekomen worden aan de dringendste projecten en dagdagelijkse taken, maar ook de vaste werknemers zullen niet overbelast worden.
• Flexibiliteit – Telewerk of flexibele uren kunnen een gunstig effect hebben op de prestaties van het personeel. Door werknemers meer flexibiliteit te geven, kunnen ze een beter evenwicht vinden tussen hun werk en privéleven, en zullen ze nog meer geneigd zijn om inspanningen te leveren om extra taken af te werken.
• Waardering/erkenning – Onderschat het belang van waardering en erkenning niet. Werknemers die vinden dat hun werk gewaardeerd wordt, zijn meer geneigd loyaal te blijven en zijn ook vaak productiever.

###

Nota aan de uitgever

Over dit onderzoek

Deze studie werd door OfficeTeam ontwikkeld en door een onafhankelijk marktonderzoeksbureau uitgevoerd. Het onderzoek is gebaseerd op een enquête bij 200 HR managers uit een willekeurige steekproef van bedrijven uit verschillende sectoren over heel België.

Over OfficeTeam

OfficeTeam is een gespecialiseerde divisie van de Amerikaanse groep Robert Half International Inc. De groep is wereldwijd marktleider op het vlak van gespecialiseerde uitzendarbeid en is genoteerd op de Beurs van New York. Sinds zijn oprichting is OfficeTeam gespecialiseerd in het plaatsen van gekwalificeerde tijdelijke administratieve en secretariaatsprofielen. Met meer dan 315 vestigingen in Noord-Amerika, Europa en Australië beschikt OfficeTeam over een uitgebreid internationaal netwerk. In België is OfficeTeam gevestigd in Antwerpen, Brussel, Charleroi, Gent, Groot-Bijgaarden, Hasselt, Herentals, Luik, Roeselare, Waver en Zaventem. www.officeteam.be

www.twitter.com/OfficeTeamBE

Document: Vakantie en werklast_OfficeTeam_Persbericht

Contacteer ons

Voor bijkomende inlichtingen:

Lynn Reviers
PR & Communications Manager Robert Half BeLux
Robert Half
E-mail: Lynn.Reviers@rhi.net
Tel.: 02/481.58.88

Hill+Knowlton Strategies
Press Office
Julie Grade / Astrid Laming
E-mail: julie.grade@hkstrategies.com; astrid.laming@hkstrategies.com
Tel.: 02/737.95.00